Żądania organów publicznych o dane użytkowników

Kto rozpatruje żądania

Administratorem danych i operatorem serwisu JakDG.pl jest LG IT Lech Groblewicz, al. Piastów 77/1, 52-424 Wrocław, NIP 8942955683. To administrator (lub wskazana przez niego osoba upoważniona) podejmuje decyzję o sposobie rozpatrzenia każdego żądania organu, w razie potrzeby korzystając z pomocy prawnej.

Zasady te są elementem naszej polityki prywatności i dotyczą wszystkich kategorii danych, które możemy przetwarzać — w tym danych konta, adresu e-mail oraz technicznych logów serwera.

Kiedy organ może żądać danych

Organ publiczny może zwrócić się o dane wyłącznie na podstawie konkretnego przepisu prawa, w związku z prowadzonym postępowaniem. W praktyce podstawą bywają m.in.:

• przepisy postępowania karnego (np. żądanie wydania rzeczy lub danych w toku postępowania — art. 217 i art. 218 Kodeksu postępowania karnego),
• ustawy regulujące działanie służb i Policji (np. art. 15 ustawy o Policji),
• przepisy podatkowe i Ordynacja podatkowa w zakresie czynności organów podatkowych,
• inne szczególne ustawy przyznające danemu organowi prawo do żądania informacji.

Po naszej stronie ujawnienie danych następuje w celu wykonania ciążącego na administratorze obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a gdy dotyczy to zadań realizowanych w interesie publicznym — art. 6 ust. 1 lit. e RODO. Samo otrzymanie pisma z organu nie jest równoznaczne z obowiązkiem ujawnienia — obowiązek musi wynikać z przepisu, który organ powołuje.

Weryfikacja legalności żądania

Zanim ujawnimy jakiekolwiek dane, sprawdzamy — i odnotowujemy — co najmniej następujące elementy:

• Uprawniony podmiot: czy żądanie pochodzi od organu faktycznie uprawnionego do jego wystosowania i czy osoba je podpisująca działa w jego imieniu.
• Podstawa prawna: czy w żądaniu wskazano konkretny przepis oraz sprawę (sygnaturę), w związku z którą dane są potrzebne.
• Właściwa forma i droga: czy żądanie ma wymaganą formę (zwykle pisemną, z podpisem/uwierzytelnieniem) i wpłynęło właściwym kanałem.
• Zakres i proporcjonalność: czy zakres danych odpowiada podstawie prawnej i celowi, a nie jest nadmierny.
• Właściwość i jurysdykcja: czy organ jest właściwy, a w przypadku organów spoza Polski/UE — czy istnieje ważna podstawa do przekazania (np. umowa międzynarodowa lub droga pomocy prawnej), a nie samo bezpośrednie żądanie.

Jeżeli którykolwiek element budzi wątpliwości, wstrzymujemy się z ujawnieniem i występujemy do organu o wyjaśnienie lub uzupełnienie żądania, zanim podejmiemy decyzję.

Minimalizacja ujawnianych danych

Nawet gdy żądanie jest zgodne z prawem, ujawniamy tylko dane niezbędne do jego wykonania — zgodnie z zasadą minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). W praktyce oznacza to, że:

• przekazujemy wyłącznie kategorie i zakres danych wprost wskazane w żądaniu i objęte podstawą prawną,
• jeżeli żądanie jest sformułowane szeroko, zwężamy odpowiedź do danych rzeczywiście istotnych dla wskazanej sprawy,
• nie dołączamy danych dodatkowych ani danych innych użytkowników, których żądanie nie obejmuje,
• gdy to wystarczające, potwierdzamy jedynie fakt (np. czy dane konto istnieje) zamiast przekazywać pełną treść danych.

Przypominamy, że część danych po prostu u nas nie występuje: odpowiedzi w asystencie i kwoty w kalkulatorze są przetwarzane lokalnie w przeglądarce i nie trafiają na serwer — nie możemy więc ich ujawnić, bo ich nie posiadamy.

Kwestionowanie bezprawnych żądań

Jeżeli w wyniku weryfikacji uznamy żądanie za bezprawne, wadliwe lub nadmierne, nie realizujemy go w takiej postaci. W zależności od sytuacji:

• odmawiamy ujawnienia i informujemy organ o przyczynach, wskazując brakującą podstawę lub uchybienie,
• wnosimy o sprecyzowanie lub ograniczenie zakresu żądania,
• korzystamy z dostępnych środków zaskarżenia (np. zażalenia na postanowienie) w przewidzianych prawem terminach,
• w razie potrzeby zasięgamy opinii prawnej lub reprezentacji przed właściwym organem lub sądem,
• możemy powiadomić o sprawie właściwy organ nadzorczy (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli okoliczności tego wymagają.

Jeżeli działamy jako podmiot przekazujący dane poza Europejski Obszar Gospodarczy na podstawie standardowych klauzul umownych, stosujemy również wynikające z nich obowiązki dotyczące dostępu organów publicznych — w tym ocenę i kwestionowanie takich żądań.

Informowanie użytkownika

Dążymy do przejrzystości: jeżeli pozwalają na to przepisy i nie stoi temu na przeszkodzie tajemnica postępowania ani wyraźny zakaz organu, informujemy użytkownika, którego dane dotyczą, o otrzymanym żądaniu i o zakresie ujawnionych danych. Gdy prawo zabrania takiego powiadomienia (np. dla dobra postępowania), wstrzymujemy się z nim do czasu, aż stanie się ono dopuszczalne.

Dokumentacja i rejestr żądań

Każde żądanie organu dokumentujemy w wewnętrznym rejestrze, aby zachować rozliczalność (art. 5 ust. 2 RODO). Dla pojedynczej sprawy odnotowujemy m.in.:

• datę wpływu i kanał, którym żądanie dotarło,
• organ i osobę występującą (podmiot i osoby zaangażowane po obu stronach),
• powołaną podstawę prawną oraz sygnaturę sprawy,
• zakres żądanych danych,
• wynik oceny legalności i decyzję (ujawnienie, odmowa, zaskarżenie) wraz z uzasadnieniem prawnym,
• jakie dane faktycznie ujawniono (potwierdzenie minimalizacji) oraz datę i treść naszej odpowiedzi,
• ewentualne środki zaskarżenia i ich rezultat oraz informację o powiadomieniu użytkownika.

Rejestr i związana z nim wewnętrzna procedura służą temu, by każde żądanie było rozpatrzone tak samo starannie i możliwe do odtworzenia w razie kontroli. Nie publikujemy treści poszczególnych spraw, ponieważ same w sobie mogą zawierać dane osobowe i informacje objęte tajemnicą postępowania.

Punkt kontaktowy dla organów

Żądania organów publicznych prosimy kierować na piśmie na adres administratora (LG IT Lech Groblewicz, al. Piastów 77/1, 52-424 Wrocław) lub na adres lech.groblewicz@lgit.pl, ze wskazaniem podstawy prawnej, sygnatury sprawy i precyzyjnego zakresu żądanych danych. Umożliwia to sprawną weryfikację i odpowiedź w wymaganym terminie.

Zasady te możemy aktualizować przy zmianie przepisów lub funkcji serwisu. Data aktualnej wersji jest podana na początku strony. Niniejszy dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.